Kirjailija- ja tekijärekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten rekisterinpitäjä Edita Publishing Oy käsittelee sen kanssa yhteistyötä tekevien kirjailijoiden ja muiden tekijöiden (rekisteröityjen) henkilötietoja sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Sisältö:

1. Rekisterinpitäjä

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

5. Säännönmukaiset tietolähteet

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

10. Rekisteröidyn oikeudet

11. Lisätiedot

1. Rekisterinpitäjä

Edita Publishing Oy, Y-tunnus 0654634-6
PL 700 / Verkkosaarenkatu 5
00043 EDITA / 00580 HELSINKI
Email [email protected]   
Puh. 020 450 00

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään

• kirjailija-, tekijä-, ja muiden kumppanuussuhteiden hallintaan, hoitamiseen, kehittämiseen, laadun varmistamiseen ja yleiseen tiedottamiseen ja yhteydenpitoon
• tekijänpalkkioiden maksamiseen
• laskujen maksamiseen
• yhteistyöprojektien seurantaan
• tilastollisiin tarkoituksiin
• rekisterinpitäjän toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
• rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinointiin
• väärinkäytösten estämiseen
• tekijänkappaleiden postittamiseen
• lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseen
• muihin vastaaviin käyttötarkoituksiin

Henkilötietoja voidaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käsitellä yksin tai rekisterinpitäjän muiden rekisterien sisältämien tietojen kanssa tai yhdessä rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden muiden rekisterien kanssa. Tietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimusten täyttyessä.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen:

• rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet (kuten kirjanpitolainsäädännön ja verotuslainsäädännön noudattaminen),
• rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus (kuten julkaisusopimus tai kustannussopimus), tai
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esimerkiksi suoramarkkinointi, tilastointi tai henkilötietojen siirtäminen hallinnollisista syistä rekisterinpitäjän konsernin sisällä)

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia, kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja: 
Rekisteröidyn perustiedot, kuten:

• etu- ja sukunimet
• yhteystiedot (kuten osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• arvo tai ammatti
• yrityksen tai organisaation nimi
• Y-tunnus
• muut rekisteröidyn antamat lisätiedot

Palkkioiden maksamiseen ja laskujen maksamiseen liittyvät tiedot:

• henkilötunnus
• verokortti
• pankkiyhteystiedot
• muut maksun kohdistamiseen ja maksukertymään liittyvät lisätiedot

Lisäksi rekisteröidyn kuvaa voidaan käsitellä eri kanavissa koulutuksen tai teoksen myynnin ja markkinoinnin yhteydessä. Mikäli koulutuksesta tehdään tallenne, rekisteröity esiintyy tallenteella.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti rekisteröity tai hänen puolestaan asioiva henkilö antaa itse tiedot muodostaessaan yhteistyösuhteen rekisterinpitäjän kanssa.
Tietoja voidaan täydentää rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden kanssa muista rekistereistä tai myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
Luottotietojen tarkistusta varten henkilötietoja voidaan kerätä luottotietorekistereistä.
Rekisteröidyn antama tieto tiettyyn yhdistykseen tai järjestöön kuulumisesta voidaan tarkistaa ulkopuoliselta yhteistyökumppanilta.
Henkilötietoja voidaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä kerätä myös julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietoja voidaan siirtää ja luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sisällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi tekijänpalkkioiden ja laskujen maksamiset.
Jos tietoja siirretään tai luovutetaan konsernin ulkopuolelle, rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Rekisterinpitäjän puolesta henkilötietoja voivat käsitellä esimerkiksi luotettavat palveluntarjoajat, joiden kanssa rekisterinpitäjä on tehnyt asianmukaiset sopimukset sovellettavan tietosuojalainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-palveluntarjoajat, ulkoistettu palkkahallinto ja lakiasiainpalveluiden tarjoajat.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli se on tarpeellista tietojärjestelmien käyttämisen vuoksi. Tällöin siirtoon osalliset varmistavat, että henkilötietoja siirretään ja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti, kuten Euroopan komission hyväksymin mallisopimuslausekkein ja tarvittavin lisäsuojatoimin tai vastaavin hyväksytyin siirtomekanismein.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään yhteistyösuhteiden hoitoon tarvittavan pituinen aika, kuitenkin vähintään kirjanpitolainsäädännön ja verotuslainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.
Tietoja voidaan käsitellä suoramarkkinointiin yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekisteröityihin liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöillä ja henkilötietojen käsittelysopimuksen tehneiden yhteistyökumppaneiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä ilman valvontaa.

Tietokannat ja muut tietovarastot, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten tai yhteistyökumppaneiden työntekijöillä, joilla on rekisteriin pääsyyn vaadittavat käyttäjätunnukset ja salasanat.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet, joista keskeisimmät on kuvattu alla.

Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää tietosuojaoikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan rekisteröidylle mahdollisimman pikaisesti ja pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Rekisterinpitäjä antaa tarvittaessa lisäohjeita tai esittää lisäkysymyksiä rekisteröidyn pyynnön johdosta.
Ennen pyynnön toteuttamista rekisterinpitäjällä on oikeus ja velvollisuus varmentua rekisteröidyn henkilöllisyydestä. Rekisterinpitäjän on kyettävä tunnistamaan rekisteröity riittävällä tavalla.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidyille edellä todetussa määräajassa, mikäli rekisteröidyn pyyntöä ei voida toteuttaa. 

11. Lisätiedot

Mikäli rekisteröidyllä on kysyttävää liittyen rekisterinpitäjän suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn, rekisteröity voi ottaa rekisterinpitäjään yhteyttä tämän tietosuojailmoituksen alussa ilmoitetuilla yhteydenottotavoilla.
Rekisterinpitäjä voi ajoittain joutua muuttamaan tätä tietosuojailmoitusta. Muutoksista ilmoitetaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 17.05.2022.